Главная 16 Ваш юрист 16 Необходимые сроки хранения кадровых документов

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.Необходимые сроки хранения кадровых документов

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

  • передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
  • организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
  • поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года)

В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

  1. Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др.
  2. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.
  3. Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
  4. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
  5. Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
  6. Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
  7. Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
  8. Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет.

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяются именно нормы закона, а не Перечня. А коллизии встречаются.

Кто принимает решение о сохранении документов

Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:

Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.

В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации

Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.

При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.

Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.

О admin

x

Check Also

Оформить опеку над недееспособным родственником станет проще

Оформить опеку над недееспособным родственником станет проще Министерство труда и социальной защиты России вынесло на общественное обсуждение проект правительственного постановления, упрощающего процедуру оформления так называемой родственной опеки над совершеннолетними недееспособными ...

Официальная работа во время декретного отпуска

Официальная работа во время декретного отпуска Работа во время декретного отпуска сопряжена с рядом нюансов, связанных с выплатой либо отменой пособия по уходу за малолетним ребенком. О порядке оформления такого ...

Отчетность по форме ДСВ-3 — сроки сдачи

Отчетность по форме ДСВ-3 — сроки сдачи в 2018 году Нормативное регулирование сроков сдачи отчета ДСВ-3 Форма ДСВ-3 оформляется, когда работодатель перечисляет в ПФР: дополнительные страховые взносы на накопительную часть ...

Отцовство — что это означает, определение

Отцовство – юридически зафиксированный факт происхождения ребенка от конкретного мужчины. Основанием возникновения прав и обязанностей служит запись в органах ЗАГС. Самого по себе кровного родства без надлежащего правового оформления недостаточно. ...

Отсутствие имущества не преграда для банкротства

Для осуществления личного банкротства предлагается не учитывать отсутствие имущества Сегодня в Единый федеральный реестр сведений вносят данные о своей экономической деятельности только юридические лица. Депутат предлагает разрешить это делать и ...

Отсрочка от армии по учебе: каковы особенности?

Отсрочка от армии по учебе: каковы особенности? Гражданам призывного возраста, которые являются учащимися или студентами, полагается отсрочка от армии по учебе. Получение отсрочки возможно только при выполнении определенных условий, подробнее ...

Отсрочка от армии : как получить отсрочку на законных основаниях?

Отсрочка от армии 2017-2018: как получить отсрочку на законных основаниях? Отсрочка от армии 2017-2018 — актуальная тема для молодых людей и их родителей, желающих отодвинуть призывной срок или вовсе избежать ...

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете Документальное оформление инвентаризации на предприятии Используемые при инвентаризации документы можно классифицировать: На те, что подготавливаются до инвентаризации: приказ руководителя о формировании инвентаризационной комиссии (форма ...

Отражение донорских дней в табеле учета рабочего времени

Отражение донорских дней в табеле учета рабочего времени Донорские дни в табеле учета рабочего времени должны отражаться в полной мере — этого требуют правила. Но вот как именно это делается? ...

Отражение в книге покупок корректировочного счета-фактуры

Отражение в книге покупок корректировочного счета-фактуры Корректировочный или исправленный счет-фактура? Прежде всего, нужно понимать, что «корректировочный» счет-фактура и «исправленный» счет-фактура — совершенно разные документы. Корректировочный счет — тот, который составляется ...

Отражается ли правонарушение в базе данных о судимости человека

Отражается ли правонарушение в базе данных о судимости человека? Я устраиваюсь в ГУФСИН. Два года назад было админ. нарушение, бутылка пива в парке. Уплатил штраф в срок. Может ли это ...

Отработка при увольнении на испытательном сроке

Сколько дней составляет отработка при увольнении на испытательном сроке Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что во время испытаний на профессиональную пригодность любая сторона, работодатель или сотрудник вправе прекратить отношения по собственной ...

Отпуск работающему по совместительству

Отпуск работающему по совместительству Отпуск работающему по совместительству предоставляют с учетом положений главы 44 ТК РФ. Ежегодный оплачиваемый отдых входит в число обязательных гарантий, поэтому любое ограничение сотрудника в правах ...

Отпуск при срочном трудовом договоре

Как оформить отпуск при срочном трудовом договоре Положен ли отпуск по срочному трудовому договору? Срочный трудовой договор, согласно ст. 58 ТК РФ, — это соглашение, заключаемое между работником и работодателем ...

Отпуск по уходу за больным родственником

Отпуск по уходу за больным родственником Отпуск по уходу за больным родственником Трудовым кодексом не предусмотрен. На каких условиях можно получить больничный и как определить размер получаемого при этом пособия? ...

Отпуск по совместительству и основному месту работы

Отпуск по совместительству и основному месту работы Отпуск по совместительству и основному месту работы — это период оплачиваемого отдыха, предоставляемый по закону каждому трудящемуся человеку. Из соображений разумности отпуск в ...

Рейтинг@Mail.ru